Re: organizer pro Win

Konečně zorganizovaný čas? Ano, s WinOrganizerem!
Jan Šindelář 11.8.2003 z http://www.zive.cz/

Hledáte vhodný program pro ukládání poznámek, plánování času, schůzek a
úkolů? Pak zkuste WinOrganizer a nebudete litovat.

Dlouho jsem hledal šikovný software, pomocí kterého bych si mohl evidovat
všechny své povinnosti, úkoly a jejich termíny, jednoduché poznámky a
podobně. Prostě takový jednoduchý diář a plánovací kalendář. V běžné
kanceláři je volba poměrně jasná, vyhrává obvykle Outlook. Já ale
potřeboval spíše něco menšího, levnějšího, přehledného a přitom s dostatkem
funkcí. Prostě něco "na doma", kde používám pro elektronickou poštu jiný
program a nechci jej zbytečně narušovat "velkým Outlookem".

Na internetu se podobné programy dají nalézt v kategorii tzv. PIM neboli
Personal Information Manager. Nalézt se jich dá relativně málo, vzhledem k
jiným kategoriím programů. Těch opravdu dobrých je pak ještě méně a docela
mě zamrzelo, že v kategorii freeware je situace poměrně zoufalá. Možná jsem
jen neměl štěstí při hledání, takže pokud někdo z vás ví o nějakém opravdu
dobrém PIM programu, který je zdarma, nechť se v diskusi pod článkem podělí
i s námi ostatními. Já se však musel soustředit na kategorii shareware a z
deseti nejznámějších a nejlepších programů jsem si zvolil právě
WinOrganizer. Pokusím se vám teď naznačit proč.

Moje požadavky na podobný program jsou vlastně poměrně skromné. Celá agenda
musí být rozdělena na 3 části - úkoly, události a případně poznámky. Úkoly
jsou nějaké činnosti či povinnosti, které mají být splněny do určitého
termínu. Konkrétní úkoly mají svou prioritu a další parametry (viz. dále) a
program nám jednotlivé termíny připomíná. Události zase evidují jistá
důležitá opakující se data (svátky, výročí) nebo prostě jednotlivé události
(např. schůzky). Poslední částí (a musím říci nejméně důležitou, tedy
alespoň pro mě) jsou Poznámky, což není nic jiného než prostě jednotlivé
textové poznámky, ve kterých si můžete cokoliv zapsat. Všechny další funkce
programu navíc jsou sice plusem, ale nejsou nutné. Vše musí být přehledné a
snadno ovladatelné. Jaký je tedy v tomto směru WinOrganizer?

Instalace (instalační program má necelé 4 MB) je standardní a
bezproblémová. Navíc si můžete stáhnout i jazykový balík, takže program pak
umí "mluvit" kromě angličtiny ještě dalšími 26 jazyky včetně češtiny, což
je jistě velmi příjemné. Základní prostředí programu je přehledné a
vzdáleně připomíná svým systémem Outlook Express. Obrazovka je rozdělena na
tři hlavní oblasti. V levé části je jakýsi stromovitý seznam "složek",
které si můžete libovolně vytvářet a uspořádat, přičemž každá složka je
jistého typu - Poznámky, Události, Úkoly a Kontakty. Pravá část okna je pak
rozdělena na horní a dolní polovinu, přičemž v horní polovině naleznete
seznam jednotlivých záznamů (podle zvolené kategorie, tedy seznam úkolů,
seznam událostí apod.) a výběrem některého z nich se pak v dolní části okna
zobrazí detailní informace. Představu si jistě uděláte sami z přiloženého
obrázku. Celé to vizuálně připomíná rozevřený kroužkový diář, ale můžete
tento efekt i vypnout. Prostředí programu pak doplňuje obligátní menu,
toolbar s ikonkami na rychlou aktivaci hlavních funkcí a stavový řádek. Vše
je provedeno v dnes moderním a u vývojářů oblíbeném (nevím jak u uživatelů)
stylu Office XP, ale i to se dá vypnout a aktivovat tak "obyčejné" menu.

Nyní si projdeme jednotlivé základní funkce a začneme u Úkolů. Kliknutím na
příslušné tlačítko pro přidání nového úkolu se otevře okno s "prázdným"
úkolem a na vás je, vyplnit všechny potřebné údaje a parametry. Nejprve je
to název úkolu, což je položka, kterou pak uvidíte v seznamu ostatních
úkolů a na první pohled konkrétní úkol identifikuje. Kromě toho můžete
vložit k úkolu i další textový komentář libovolné délky, který může být
libovolně formátovaný, obsahovat obrázky, tabulky a ve kterém můžete popsat
detaily daného úkolu. Nezbytnou součástí každého úkolu je termín jeho
splnění. Zde máte opravdu obrovské možnosti nastavení. Kromě jednoduchého
jednotlivého data a času můžete nastavit i opakující se úkoly a všechny
možné kombinace. Dále si můžete nastavit, jak dlouho předem chcete na
vypršení lhůty upozornit, způsoby opakování upozornění, automatické
přesouvání nesplněného úkolu na další termín a podobně. Jako upozornění se
jednak zobrazí malé okno s příslušným textem, které může být doprovázeno
zvukem (vámi zvolený wav nebo dokonce i pípnutí PC speakeru). Navíc můžete
nechat spustit libovolnou aplikaci či dokument, takže se vám v zadaný čas
otevře kupříkladu právě ten dokument, na kterém máte pracovat a pak už
nemůžete couvnout. :) U každého úkolu je možné ještě nastavit jeho
důležitost, stav (spuštěn, odložen, běží...) a kolik procent práce je již
hotovo.

Události, to je další klíčová oblast. Okno nastavení je velmi podobné
Úkolům s tím rozdílem, že událost je fixována na konkrétní (případně
pravidelně se opakující) datum. Vy si jen, podobně jako u úkolů, uděláte
popis dané události a program vás pak může upozornit například týden před
narozeninami důležité osoby. V základním seznamu událostí pak vidíte krátký
popis události, kdy nastane a kolik zbývá dní.

Poznámky slouží k ukládání libovolných textových dat. Možnosti jsou opět
stejné jako u událostí a úkolů, takže můžete vložit libovolně formátovaný
text, obrázky i tabulky. S poznámkami není spojeno žádné datum ani
upozorňování na vypršení termínu, takže vlastně není dále co dodat.

Poslední oblastí jsou Kontakty, neboli adresář vašich známých. I tato část
je velmi propracovaná. O každém člověku můžete uložit velké množství
osobních údajů, fotografii, logo firmy, komentáře apod. Databázi můžete i
importovat z jiného programu, i když poněkud nešikovně pomocí souboru csv
(či text), do kterého musí být daná aplikace schopna databázi vyexportovat.
Škoda, že program neobsahuje interní podporu alespoň pro Adresář z Windows,
ale i složitější způsob přes csv soubor je bez větších problémů použitelný.
Máte-li v počítači modem s hlasovými funkcemi, stačí v adresáři kliknout na
příslušnou osobu, otevře se jednoduchý komunikační terminál a číslo bude
vytočeno.

Celý takto šikovný program by byl jen poloviční, kdyby neumožňoval jednak
zobrazovat a také tisknout přehledy událostí a úkolů na zvolené časové
období. Pro rychlou orientaci máte vlevo dole na stavové liště tlačítko, po
jehož kliknutí se zobrazí přehled událostí a úkolů na dnešní den. Zároveň
si v otevřeném okně můžete nechat jedním kliknutím zobrazit následující
týden či měsíc nebo libovolné datum, které vás zajímá. Vše si můžete nechat
vytisknout ve velmi pěkných přehledech.

Šikovně s ohledem na zálohování je provedeno i ukládání veškeré agendy. Vše
je totiž uloženo pouze do jednoho souboru (databáze). Těch můžete mít kolik
jen chcete (například každý člen rodiny vlastní) a orientovat se v nich
můžete pomocí jednoduchého správce databází. V něm lze například nastavit,
které databáze budou automaticky načteny spolu se spuštěním programu a
podobně. Jelikož se jedná o program, který vlastně shromažďuje řadu
osobních informací o jednotlivém člověku, je myšleno i na bezpečnost. Každý
dokument nebo jen jeho část (složka) může být chráněna heslem, bez kterého
se k údajům nedostanete. Program samozřejmě obsahuje i dialog pro nastavení
základních vlastností programu jako jsou vizuální prvky, automatické
ukládání, automatické spouštění spolu se systémem a podobně.

Co tedy říci na závěr? Musím přiznat, že se mi program velmi líbí a proto
možná tato recenze vyzněla až příliš nekriticky. Možná je to tím, že prostě
přesně odpovídá mojí představě a vyhovuje mi jeho ovládání. S programem
jsem za dobu používání neměl žádné problémy a nikdy se mi nezhroutil.
Jediný háček tak zůstává cena. I když je zkušební verze plně funkční (pouze
se po spuštění zobrazí jednoduchý informační dialog o registraci, který je
potřeba odkliknout), za jeho legální užívání je potřeba zaplatit $40, což
není málo. Autoři z TGS Labs ale odvedli kus práce a už jsem viděl mnohem
horší software za vyšší cenu.